Wanneer is een factuur geldig in Nederland? Checklist

Wanneer is een factuur geldig?

Een factuur is in de praktijk geldig wanneer duidelijk is wie de prestatie heeft geleverd, aan wie, wat er is geleverd, op welke datum en voor welk bedrag. Voor een volledige Nederlandse factuur horen daar ook de relevante btw-gegevens en de manier waarop de klant kan betalen bij.

De exacte eisen kunnen verschillen per klant, prestatie en btw-situatie. De checklist hieronder maakt onderscheid tussen gegevens die bij een correcte factuur horen en informatie die vooral helpt bij herkenning en betaling. Raadpleeg bij internationale prestaties, vrijstellingen of andere bijzondere situaties een boekhouder.

ℹ️

Wettelijk vereist is niet hetzelfde als door de checker gecontroleerd

De gratis checker kijkt naar aanwezigheid, enkele basisformaten en een btw-berekening. Hij controleert niet of verkoper- of klantadressen juist zijn en bepaalt niet of een bijzondere btw-behandeling juridisch van toepassing is.

Wil je meteen zien welke checkerpunten aandacht nodig hebben? Start de gratis factuurcheck →

De factuur-geldigheid checklist

Onderstaande punten sluiten aan op de echte resultaat-ID's van de checker. De status “verplicht” beschrijft het belang voor een volledige factuur; “aanbevolen” betekent dat het veld vooral helpt om betaling en zakelijke identificatie soepel te laten verlopen.

Factuurpunt	Status	Checker-ID en wat wordt gecontroleerd
Factuurnummer	Verplicht	`factuurnummer` — aanwezigheid; gebruik zelf een unieke, logische nummerreeks.
Factuurdatum	Verplicht	`factuurdatum` — aanwezigheid van de datum waarop je de factuur uitreikt.
Betalingstermijn	Aanbevolen	`betalingstermijn` — aanwezigheid; de widget geeft een waarschuwing als deze ontbreekt.
BTW-identificatienummer	Verplicht	`btw_nummer` — leegte en basisformaat zoals NL123456789B01.
KvK-nummer	Aanbevolen	`kvk_nummer` — aanwezigheid en precies acht cijfers.
IBAN	Aanbevolen	`iban` — aanwezigheid en een basiscontrole van het formaat.
Naam verkoper	Verplicht	`bedrijfsnaam` — aanwezigheid van de bedrijfsnaam; niet het volledige adres.
Omschrijving dienst/product	Verplicht	`omschrijving` — aanwezigheid van een omschrijving.
Netto bedrag	Verplicht	`bedrag` — aanwezigheid van het bedrag exclusief btw.
BTW-bedrag en totaal	Verplicht	`btw_berekening` — rekenkundige vergelijking van exclusief/inclusief bedrag en btw-percentage.

Controleer deze tien punten op je eigen factuur. Open de checker op de homepage →

1. Factuurnummer en factuurdatum

Geef iedere factuur een uniek en logisch opvolgend factuurnummer. Zo kun je facturen terugvinden en laat je zien dat je administratie een consistente reeks gebruikt. Vermeld daarnaast duidelijk de factuurdatum: de datum waarop je de factuur uitreikt.

Een leverings- of prestatiedatum kan daarnaast nodig zijn wanneer die afwijkt van de factuurdatum. De checker controleert voor factuurnummer en factuurdatum alleen of er tekst of een datum is ingevuld; hij beoordeelt niet of je nummerreeks uniek of opvolgend is.

Ontbreekt je nummer of datum? Laat de checker de basisvelden nalopen →

2. Gegevens van verkoper en klant

Naam en adres van de verkoper

Vermeld de volledige naam van jouw onderneming en het adres waar de onderneming is gevestigd. Maak bij een eenmanszaak duidelijk welke handelsnaam en welke persoons- of bedrijfsnaam bij de onderneming horen. Een KvK-nummer is nuttige aanvullende identificatie; de checker verwacht hiervoor bij kvk_nummer acht cijfers.

Naam en adres van de klant

Neem de volledige naam en het adres van de klant op. Bij een zakelijke klant horen de juiste bedrijfsnaam en het juiste factuuradres herkenbaar op het document te staan. De checker heeft geen aparte velden voor verkopers- of klantadressen en kan dus niet vaststellen of deze gegevens aanwezig, actueel of correct zijn.

De invoer bedrijfsnaam controleert alleen of de naam van jouw bedrijf is ingevuld. Zie de widget daarom als aanvulling op een visuele controle van alle naam- en adresregels.

Wil je je bedrijfsidentificatie nalopen? Controleer de naam en het KvK-formaat gratis →

3. Omschrijving en leveringsdatum

Beschrijf concreet welke dienst of welk product je hebt geleverd. Vermeld waar relevant de periode, uren, aantallen, een projectnaam of andere details waarmee de klant de prestatie kan herkennen. “Werkzaamheden” zonder verdere toelichting is vaak te vaag.

Noteer ook de leverings- of prestatiedatum wanneer die belangrijk is voor de factuur of anders is dan de factuurdatum. Het checkerresultaat omschrijving controleert alleen of er een omschrijving is ingevuld; het beoordeelt niet of die omschrijving voldoende specifiek is en heeft geen apart resultaat-ID voor de leveringsdatum.

Is je omschrijving duidelijk genoeg ingevuld? Check het omschrijvingsveld →

4. BTW-gegevens: nummer, tarief en uitzonderingen

BTW-id en tarief

Als je btw in rekening brengt, vermeld je btw-identificatienummer en het toepasselijke btw-tarief. De checker gebruikt voor btw_nummer een basiscontrole op het Nederlandse patroon NL, negen cijfers, B en twee cijfers. Een groen resultaat betekent alleen dat het formaat klopt; het systeem verifieert het nummer niet bij de Belastingdienst.

Vermeld per relevante regel of groep het btw-tarief en het btw-bedrag. De meest voorkomende Nederlandse tarieven zijn 21%, 9% en 0%, maar het juiste tarief hangt af van de prestatie. Kies daarom niet automatisch een tarief omdat de checker een berekening kan uitvoeren.

BTW verlegd, vrijstelling en 0%

Bij btw-verlegging bereken je mogelijk geen Nederlandse btw aan je klant. Zet de vereiste vermelding, zoals “btw verlegd”, op de factuur en voeg waar nodig het btw-id van de klant toe. Bij een vrijgestelde prestatie vermeld je de toepasselijke vrijstelling of verwijzing. Een 0%-tarief is iets anders dan een vrijstelling en kan een eigen reden of regeling vereisen.

De checker rekent alleen met het ingevulde percentage en de bedragen. Hij bepaalt niet of verlegging, een vrijstelling of 0% btw juridisch op jouw situatie van toepassing is.

Wil je je btw-id en rekenkundige btw-check uitvoeren? Start de gratis btw-controle →

5. Netto, btw- en brutobedrag

Een volledige factuur maakt duidelijk wat het bedrag exclusief btw is, welk btw-bedrag wordt berekend en wat het totaal inclusief btw is. Gebruik dezelfde afronding in alle regels en laat de optelling aansluiten op het totaal. Bij € 1.000 exclusief btw en 21% hoort bijvoorbeeld € 210 btw en € 1.210 inclusief btw.

In de checker is bedrag het resultaat-ID voor het ingevulde bedrag exclusief btw. Alleen wanneer zowel een btw-percentage als een bedrag inclusief btw beschikbaar zijn, vergelijkt btw_berekening het verwachte totaal met het ingevoerde totaal, met een kleine afrondingstolerantie. De checker controleert geen volledige factuurtabel of toepasselijkheid van het tarief.

Klopt je netto-naar-bruto berekening? Laat de checker de bedragen vergelijken →

6. IBAN, betaaltermijn en vervaldatum

Zet het IBAN waarop je betaald wilt worden op de factuur. Een IBAN is niet in iedere situatie een zelfstandig wettelijk factuurveld, maar zonder rekeningnummer weet de klant niet waar de betaling heen moet. De checker controleert bij iban alleen aanwezigheid en een basispatroon; hij voert geen volledige bankvalidatie of eigendomscontrole uit.

Vermeld een duidelijke betalingstermijn, bijvoorbeeld “betaling binnen 14 dagen na factuurdatum”, en maak de vervaldatum expliciet wanneer dat helpt. De waarde betalingstermijn krijgt in de checker een waarschuwing als hij ontbreekt, geen foutstatus. De juiste termijn kan afhangen van contract, klanttype en toepasselijke regels.

Wil je betaalgegevens en termijn niet vergeten? Controleer de betaalvelden gratis →

⚠️

De factuurchecker is geen belastingadvies

De widget signaleert lege velden, eenvoudige formaatproblemen en een rekenkundige afwijking. Hij controleert geen adressen, contracten, leveringsdata, wettelijke btw-uitzonderingen of de vraag of je factuur in jouw specifieke situatie fiscaal aan alle eisen voldoet.

Snelle controle vóór verzending

✅ Controleer je factuur

Uniek factuurnummer en duidelijke factuurdatum
Volledige naam en adresgegevens van verkoper en klant
Omschrijving van de dienst of het product en waar nodig de leveringsdatum
BTW-id, toepasselijk tarief en eventuele vermelding voor verlegging of vrijstelling
Bedrag exclusief btw, btw-bedrag en totaal inclusief btw
IBAN, betalingstermijn en waar nodig een concrete vervaldatum
Visuele controle van de gegevens die de checker niet kan beoordelen

Is je factuur klaar om te versturen?

Controleer de aanwezigheid, basisformaten en btw-berekening met de gratis factuurchecker.

Start de gratis factuurcheck

Geen account nodig voor je eerste controle.

When is an invoice valid?

In practice, an invoice is valid when it clearly shows who supplied the goods or service, who received it, what was supplied, when it was supplied and for what amount. A complete Dutch invoice also includes the relevant VAT details and clear payment information.

The exact requirements can vary with the customer, the supply and your VAT situation. This checklist separates information that belongs on a complete invoice from details that mainly help identification and payment. Ask an accountant about cross-border supplies, exemptions or other special situations.

ℹ️

Legal requirements are not the same as checker coverage

The free checker looks at presence, a few basic formats and a VAT calculation. It does not check whether seller or customer addresses are correct, and it cannot decide whether a special VAT treatment is legally applicable.

Want to see which checker points need attention? Start the free invoice check →

Invoice validity checklist

The points below match the checker’s actual result IDs. “Required” describes the importance for a complete invoice; “recommended” means the field mainly supports smooth payment and business identification.

Invoice point	Status	Checker ID and coverage
Invoice number	Required	`factuurnummer` — presence; use a unique, logical sequence yourself.
Invoice date	Required	`factuurdatum` — presence of the date the invoice is issued.
Payment term	Recommended	`betalingstermijn` — presence; the widget shows a warning when it is missing.
VAT identification number	Required	`btw_nummer` — empty value and basic format such as NL123456789B01.
Chamber of Commerce number	Recommended	`kvk_nummer` — presence and exactly eight digits.
IBAN	Recommended	`iban` — presence and a basic format check.
Seller name	Required	`bedrijfsnaam` — presence of the company name, not the full address.
Service/product description	Required	`omschrijving` — presence of a description.
Net amount	Required	`bedrag` — presence of the amount excluding VAT.
VAT amount and total	Required	`btw_berekening` — arithmetic comparison of excluding/inclusive amount and VAT rate.

Check these ten points on your own invoice. Open the checker on the homepage →

1. Invoice number and invoice date

Give every invoice a unique, logical sequential number. This helps you find invoices and shows that your administration uses a consistent sequence. Also display the invoice date clearly: the date on which you issue the invoice.

A delivery or service date may also be needed when it differs from the invoice date. For factuurnummer and factuurdatum, the checker only tests whether text or a date is entered; it does not determine whether your sequence is unique or sequential.

Missing a number or date? Run the basic field check →

2. Seller and customer details

Seller name and address

Include the full name of your business and its business address. For a sole trader, make clear which trade name and personal or business name belong to the business. A Chamber of Commerce number is useful additional identification; for kvk_nummer, the checker expects eight digits.

Customer name and address

Include the customer’s full name and address. For a business customer, the correct company name and billing address should be recognisable on the document. The checker has no separate seller-address or customer-address fields, so it cannot determine whether these details are present, current or correct.

The bedrijfsnaam input only checks whether your company name is filled in. Treat the widget as a supplement to visually reviewing every name and address line.

Want to review your business identification? Check the name and CoC format for free →

3. Description and delivery date

Describe the service or product you supplied in concrete terms. Where relevant, include the period, hours, quantities, project name or other details that let the customer identify the supply. “Work performed” without further detail is often too vague.

Also include the delivery or service date when it matters or differs from the invoice date. The omschrijving result only checks whether a description is entered; it does not judge whether the description is specific enough and there is no separate result ID for the delivery date.

Is your description filled in clearly? Check the description field →

4. VAT details: number, rate and exceptions

VAT ID and rate

If you charge VAT, show your VAT identification number and the applicable VAT rate. For btw_nummer, the checker performs a basic check of the Dutch pattern NL, nine digits, B and two digits. A green result only means the format matches; the system does not verify the number with the Dutch Tax Administration.

Show the VAT rate and VAT amount for each relevant line or group. The common Dutch rates are 21%, 9% and 0%, but the correct rate depends on the supply. Do not choose a rate merely because the checker can calculate it.

Reverse charge, exemption and 0%

With reverse-charge VAT, you may not charge Dutch VAT to the customer. Add the required wording, such as “VAT reverse-charged”, and the customer’s VAT ID where required. For an exempt supply, state the applicable exemption or reference. A 0% rate is different from an exemption and may require its own reason or scheme.

The checker only calculates using the entered percentage and amounts. It cannot decide whether reverse charge, an exemption or 0% VAT legally applies to your situation.

Want to run the VAT ID and arithmetic VAT check? Start the free VAT check →

5. Net, VAT and gross amounts

A complete invoice makes clear what the amount excluding VAT is, what VAT is charged and what the total including VAT is. Use consistent rounding and make sure the figures add up. For example, €1,000 excluding VAT at 21% means €210 VAT and €1,210 including VAT.

In the checker, bedrag is the result ID for an amount excluding VAT. Only when a VAT percentage and inclusive amount are both available does btw_berekening compare the expected total with the entered total, allowing a small rounding tolerance. The checker does not review a full invoice table or whether the rate is applicable.

Do your net-to-gross figures add up? Let the checker compare the amounts →

6. IBAN, payment term and due date

Show the IBAN to which you want to receive payment. An IBAN is not an independent mandatory invoice field in every situation, but without payment details the customer does not know where to pay. For iban, the checker only tests presence and a basic pattern; it does not perform full bank validation or ownership verification.

State a clear payment term, such as “payment within 14 days of the invoice date”, and make the due date explicit where helpful. In the checker, betalingstermijn receives a warning when missing, not an error status. The correct term can depend on the contract, customer type and applicable rules.

Do not forget your payment details and term. Check the payment fields for free →

⚠️

The invoice checker is not tax advice

The widget flags empty fields, simple format issues and an arithmetic difference. It does not check addresses, contracts, delivery dates, legal VAT exceptions or whether your invoice meets every tax requirement in your specific situation.

Quick review before sending

✅ Check your invoice

Unique invoice number and clear invoice date
Full seller and customer names and addresses
Description of the service or product and, where needed, delivery date
VAT ID, applicable rate and any reverse-charge or exemption wording
Amount excluding VAT, VAT amount and total including VAT
IBAN, payment term and, where needed, a specific due date
Visual review of the details the checker cannot assess

Ready to send your invoice?

Check presence, basic formats and the VAT calculation with the free invoice checker.

Start the free invoice check

No account required for your first check.